Nextcloud Office vs. OnlyOffice : j'ai testé les deux pour trouver la meilleure alternative à Microsoft 365

Vous voulez une suite bureautique qui n'est pas liée à Microsoft 365 ou même à Google Workspace ? Ces options open source fonctionnent partout - et l'une d'elles est parfaite pour vous.

Points clés de Linux-Terminal.com

• Nextcloud Office et OnlyOffice sont d'excellentes suites bureautiques open source basées sur le cloud.
• Nextcloud Office est une suite bureautique complète.
• OnlyOffice n'a pas autant de fonctionnalités, mais il est plus compatible avec les formats de Microsoft Office.

De nos jours, les entreprises ont tendance à utiliser des suites bureautiques cloud, telles que Microsoft 365 ou Google Workspace, plutôt que des suites bureautiques autonomes, comme Office 2021 ou LibreOffice.

Disons, cependant, que vous ne voulez pas payer ou que vous ne faites pas confiance à Google ou Microsoft avec vos données, ou que vous êtes préoccupé par la souveraineté numérique, ou que vous préférez les logiciels open-source. Dans ce cas, vous avez deux autres options à considérer sérieusement pour votre petite ou moyenne entreprise (PME) : Nextcloud Office et OnlyOffice.

Ces deux suites bureautiques basées sur Linux et open source se sont imposées comme les principales pour les PME à la recherche de confidentialité, de flexibilité et de collaboration avancée sans dépendre des écosystèmes cloud propriétaires. Les deux solutions offrent une édition complète de documents, une collaboration transparente et des options de déploiement auto-hébergées.

Cependant, bien que les versions SMB doivent être installées sur des serveurs Linux, elles sont simples à utiliser sur Windows ou tout autre système d'exploitation. Vous les traitez comme n'importe quelle autre application Software-as-a-Service (SaaS) et y accédez via votre navigateur web préféré. Les deux suites bureautiques open source disposent également d'applications pour Android et iOS pour un accès facile.

Ce qu'ils n'ont pas, c'est l'intelligence artificielle (IA). Si c'est ce que vous voulez, vous êtes dans le mauvais magasin. Bien sûr, de nombreuses entreprises veulent garder l'IA à distance. Elles utiliseront la technologie, mais elles ne l'intègrent pas dans leurs processus de travail quotidiens.

Nextcloud Office : la collaboration rencontre la confidentialité

Nextcloud Office est une combinaison du cloud Infrastructure-as-a-Service (IaaS) de Nextcloud et de Collabora Online de Collabora. Collabora Online est, à son tour, basé sur la meilleure suite bureautique de bureau open-source, LibreOffice. Ensemble, ces outils offrent une suite bureautique robuste accessible via le web, dans le cadre de la plateforme plus large Nextcloud Hub. Cette combinaison permet l'édition collaborative en temps réel de documents, de feuilles de calcul et de présentations. Elle peut également enregistrer les fichiers dans les formats de fichier Microsoft Office.

Le véritable facteur différenciateur ici est l'engagement de Nextcloud et Collabora envers la confidentialité et le contrôle : les données résident sur l'infrastructure propre à l'organisation. Cette approche permet aux PME de conserver un contrôle total sur la propriété des données et la conformité, ce qui est indispensable pour les entreprises dans des secteurs réglementés et pour les clients traitant des informations sensibles.

Fonctionnalités de Nextcloud Office :

• Édition collaborative avec rendu WYSIWYG haute fidélité pour les documents, les feuilles de calcul et les présentations.
• Contrôles d'accès complets, partage sécurisé et autorisations de fichiers détaillées.
• Chat intégré, commentaires et partage au sein de la plateforme, améliorant l'efficacité du flux de travail.
• Connexion fluide avec le calendrier, les contacts et les réunions vidéo grâce à l'écosystème plus large de Nextcloud.

Comme d'autres personnes, j'aime utiliser Nextcloud Office en raison de son extensibilité, de sa sécurité et de sa flexibilité open-source.

C'est la bonne nouvelle. La mauvaise nouvelle est que l'installation de Nextcloud Office sur un serveur nécessite une bonne dose de compétences techniques. Si cela dépasse vos capacités, il existe cependant de nombreux services cloud, revendeurs à valeur ajoutée et intégrateurs de systèmes qui peuvent configurer Nextcloud pour vous, soit à distance, soit sur votre propre matériel interne.

OnlyOffice : compatibilité avec Microsoft et simplicité

OnlyOffice est conçu pour les organisations qui nécessitent une compatibilité exceptionnelle avec les fichiers Microsoft Office et un éditeur en ligne intuitif. La suite utilise nativement les formats Office Open XML, tels que DOCX, XLSX et PPTX, offrant parmi la meilleure fidélité documentaire pour les équipes habituées à Microsoft.

OnlyOffice ne ressemble pas à Microsoft Office ni à la plupart des autres suites bureautiques. Contrairement à elles, OnlyOffice n'a pas d'applications séparées pour le traitement de texte, les feuilles de calcul et les présentations. À la place, il possède une interface unique à partir de laquelle vous pouvez ouvrir ou créer n'importe lequel de ces types de documents et créer et modifier des formulaires PDF.

OpenOffice est également plus simple que les autres suites bureautiques majeures. Il n'est pas dépouillé, mais il n'est certainement pas aussi sophistiqué que Microsoft 365 ou Nextcloud Office. Si vous travaillez toujours avec des documents, des feuilles de calcul et autres complexes et sophistiqués, vous pouvez faire mieux.

Fonctionnalités de OnlyOffice :

• Prise en charge native des formats de fichiers Microsoft, ce qui réduit les problèmes de conversion de documents.
• Édition et commentaires collaboratifs en temps réel pour les documents, les feuilles de calcul et les présentations.
• Une interface conviviale accessible via un navigateur, un client de bureau ou un client mobile.
• Modules optionnels de gestion de projet, de messagerie, de CRM et de calendrier pour des flux de travail d'entreprise intégrés.
• Créateur de formulaires PDF intégré.

OnlyOffice excelle dans le partage, la collaboration et le déploiement. C'est la voie de migration la plus facile pour les entreprises évoluant vers des structures open source ou hybrides. L'interface et l'expérience de rédaction d'OnlyOffice sont faciles à utiliser.

L'installation de OnlyOffice est plus simple que celle de Nextcloud pour un usage personnel et modérément plus complexe pour les déploiements en équipe ou sur serveur. Les éditeurs de bureau peuvent être installés localement sur les systèmes Linux en utilisant Snap, Flatpak, AppImage ou les paquets des dépôts, et nécessitent peu de compétences techniques pour une utilisation de base. Comme Nextcloud, de nombreux fournisseurs de cloud proposent OnlyOffice en tant que service.

Coûts estimés moyens

Les prix de Nextcloud Office, OnlyOffice et Microsoft 365 varient en fonction de la quantité de support dont vous avez besoin, comme vous pouvez le voir dans le tableau ci-dessous :

Dans le tableau suivant, il y a une comparaison des fonctionnalités de Nextcloud Office et OnlyOffice :

Inquiétudes concernant le format de bureau

Les deux programmes, et LibreOffice d'ailleurs, offrent une bonne compatibilité lors de l'enregistrement de fichiers aux formats Microsoft Office, tels que DOCX, XLSX et PPTX. Mais, et c'est important, la fidélité peut varier en fonction de la complexité du document et des fonctionnalités utilisées.

Pour les documents simples et modérément complexes, la plupart de la mise en forme et du contenu sont généralement conservés. Les utilisateurs constatent généralement que les documents texte de base, les tableurs et les présentations s'enregistrent et s'ouvrent correctement dans Microsoft Office, avec seulement de légères différences visuelles ou de mise en forme.

Cependant, pour des documents plus avancés, en particulier ceux qui utilisent beaucoup de macros, des tableaux complexes, des styles spécialisés ou des objets intégrés, certains formats et fonctionnalités peuvent ne pas se traduire parfaitement. De plus, une collaboration complexe entre les suites bureautiques utilisant les formats Microsoft peut parfois engendrer des problèmes. Par exemple, mes rédacteurs m'ont dit que les commentaires de modification entre les suites bureautiques se perdaient souvent ou étaient altérés.

Pour des raisons de compatibilité, vos partenaires utilisant Microsoft Office devraient utiliser le format Open Document (ODF), qui est universellement compatible entre les suites bureautiques. S'ils n'utilisent pas ODF, vous devriez utiliser les formats Office Open XML (DOCX/XLSX/PPTX) par défaut, installer les polices de base Microsoft et maintenir la conception des documents aussi simple que possible lors du partage ou de la collaboration avec des utilisateurs de Microsoft Office.

Je devrais ajouter que Microsoft a ses propres problèmes de compatibilité. Par exemple, Microsoft a supprimé l'interopérabilité avec les standards de messagerie Internet POP et IMAP dans Outlook. Ce changement signifie que vous ne pouvez plus consulter les courriels d'autres services, comme Gmail, lorsque vous utilisez Outlook.

Meilleur pour les PME : Choisir le bon choix

Les deux suites bureautiques permettent aux PME de se libérer de la dépendance aux fournisseurs et de privilégier l'autonomie numérique. Nextcloud Office convient mieux aux organisations qui ont besoin d'une gouvernance stricte des données, d'une intégration approfondie avec d'autres outils de productivité open-source ou d'un contrôle d'accès granulaire. OnlyOffice est idéal pour les équipes qui privilégient une compatibilité maximale avec Microsoft Office, la facilité d'utilisation et une migration fluide à partir des formats hérités.

Pour de nombreuses PME, la décision peut dépendre des besoins en intégration, des compétences techniques existantes et de la priorité accordée à la confidentialité ou à l'interopérabilité des documents. Vous pouvez également déployer les deux suites ensemble dans un déploiement hybride. Par exemple, vous pouvez utiliser OnlyOffice en tant qu'application Nextcloud pour obtenir les meilleures fonctionnalités des deux plateformes.

Les deux programmes illustrent la maturité et la flexibilité du paysage des suites bureautiques open source, offrant aux PME la liberté de créer une suite de productivité de bureau moderne et rentable.